Baza wiedzy
Co obejmuje audyt procesu przed automatyzacją?
Co powinien sprawdzić audyt procesu przed automatyzacją i z jakim konkretnym rezultatem firma powinna zakończyć analizę.
Jak powinien wyglądać audyt procesu przed wdrożeniem automatyzacji?
Dobry audyt odtwarza rzeczywisty przebieg pracy, wskazuje role, dane, wyjątki, zależności i miejsca strat, a następnie kończy się mapą procesu oraz rekomendacją pierwszego mierzalnego etapu zmian.
Dobry audyt procesu nie zaczyna się od wyboru aplikacji. Najpierw trzeba zrozumieć, jak praca rzeczywiście przebiega, gdzie powstają opóźnienia i błędy oraz które elementy w ogóle warto zmieniać.
Dopiero wtedy można uczciwie odpowiedzieć, czy potrzebna jest automatyzacja, integracja, zmiana organizacyjna czy nowe narzędzie.
Audyt nie jest listą narzędzi
Jeśli analiza zaczyna się od porównywania aplikacji, łatwo usprawnić pojedynczy krok i pozostawić prawdziwe źródło problemu bez zmian.
Audyt powinien najpierw odpowiedzieć: co dokładnie nie działa, dlaczego i jaki efekt firma chce osiągnąć.
Co powinien obejmować dobry audyt?
Początek i koniec procesu
Trzeba ustalić zdarzenie, które uruchamia pracę, oraz warunek oznaczający jej zakończenie.
Bez jasno określonych granic trudno wiarygodnie policzyć czas realizacji i porównać wynik po zmianie.
Role i odpowiedzialność
Audyt pokazuje, kto wykonuje poszczególne działania, kto przekazuje informacje, kto zatwierdza wynik i kto odpowiada za całość.
Szczególnie ważne są miejsca, w których odpowiedzialność jest niejasna albo decyzja „czeka na kogoś”.
Dane, dokumenty i systemy
Sprawdzamy, skąd pochodzą informacje, gdzie są przechowywane, które źródło jest wiążące i ile razy te same dane są przepisywane.
Warto też wskazać systemy oraz ograniczenia techniczne, od których zależy przebieg procesu.
Wyjątki
Proces opisany tylko dla idealnego przypadku nie nadaje się do bezpiecznej automatyzacji.
Trzeba uwzględnić między innymi braki danych, duplikaty, zmianę decyzji, spóźnione informacje, niedostępność systemu i sytuacje wymagające konsultacji z człowiekiem.
Koszt i skutki obecnego sposobu pracy
Nie zawsze potrzebna jest pełna kalkulacja finansowa.
Można mierzyć czas realizacji, liczbę poprawek, liczbę ręcznych kroków, oczekiwanie na decyzję, liczbę kontaktów potrzebnych do ustalenia statusu albo wpływ procesu na termin obsługi klienta.
Jak powinien wyglądać rezultat?
Po audycie firma powinna otrzymać:
- mapę obecnego przebiegu procesu;
- listę najważniejszych problemów i ich prawdopodobnych przyczyn;
- opis oczekiwanego stanu docelowego;
- rozdzielenie zmian organizacyjnych od technicznych;
- propozycję zakresu pierwszego etapu;
- mierniki pozwalające sprawdzić efekt;
- opis najważniejszych ryzyk, zależności i ograniczeń.
Taki rezultat pozwala przejść od ogólnego „trzeba coś zautomatyzować” do konkretnej decyzji.
Kiedy audyt jest wystarczający?
Analiza jest wystarczająca wtedy, gdy osoby odpowiedzialne potrafią odpowiedzieć na cztery pytania:
- co zmieniamy;
- dlaczego właśnie to;
- jak sprawdzimy efekt;
- czego świadomie jeszcze nie obejmujemy.
Jeżeli na te pytania nie ma jasnej odpowiedzi, wybór technologii jest zwykle przedwczesny.