Jak wybrać pierwszy proces do automatyzacji?

Pierwsza automatyzacja nie powinna być największym możliwym projektem. Jej zadaniem jest pokazać, czy firma potrafi dobrze opisać proces, przygotować dane, przetestować wyjątki i zmierzyć wynik.

Najlepszy kandydat to zwykle proces wystarczająco ważny, aby efekt był zauważalny, ale nie tak ryzykowny, aby pojedynczy błąd zatrzymał firmę.

Nie zaczynaj od największego procesu

Największy proces zwykle ma najwięcej wyjątków, zależności, systemów i osób zaangażowanych.

Jako pierwszy projekt lepiej wybrać ograniczony fragment, który pozwoli sprawdzić sposób współpracy, jakość danych i zachowanie rozwiązania w praktyce.

Sześć kryteriów dobrego procesu startowego

1. Czynność powtarza się regularnie

Automatyzacja czynności wykonywanej kilka razy w roku rzadko uzasadnia koszt wdrożenia i utrzymania.

Lepszym kandydatem jest praca wykonywana codziennie lub co tydzień albo występująca w dużej liczbie podobnych spraw.

2. Kroki można opisać

Proces nie musi mieć idealnej dokumentacji.

Zespół powinien jednak potrafić wskazać początek, oczekiwany wynik, główne kroki i najczęstsze warianty.

3. Dane wejściowe są dostępne

Jeżeli informacje są stale niekompletne, sprzeczne albo przychodzą w całkowicie nieprzewidywalnej formie, pierwszym etapem może być uporządkowanie sposobu ich zbierania.

Automatyzacja nie naprawi sama złej jakości danych.

4. Problem jest odczuwalny

Dobry kandydat zabiera czas, powoduje poprawki, opóźnia klienta, tworzy kolejkę albo utrudnia sprawdzenie statusu.

Dzięki temu zespół zauważy efekt zmiany i łatwiej będzie go zmierzyć.

5. Wynik da się zmierzyć

Warto wiedzieć, po czym firma rozpozna poprawę.

Może to być krótszy czas realizacji, mniej ręcznych kroków, mniej poprawek, większa terminowość albo łatwiejsze ustalenie statusu.

6. Ryzyko można bezpiecznie kontrolować

Na początku lepiej unikać procesu, w którym pojedynczy błąd może spowodować trudną do odwrócenia decyzję finansową, prawną lub inną o dużych konsekwencjach.

Jeżeli proces jest ważny, ale ryzykowny, pierwszym etapem może być automatyczne przygotowanie informacji z ręcznym zatwierdzeniem wyniku.

Prosta macierz wyboru

Każdy rozważany proces można ocenić w skali od 1 do 5 pod względem:

• częstotliwości;
• liczby ręcznych kroków;
• jakości danych;
• łatwości pomiaru wyniku;
• potencjalnej wartości poprawy;
• ryzyka wdrożenia.

Trzeba jednak uważać na sposób liczenia. W większości kryteriów wyższa ocena oznacza lepszego kandydata, ale wysokie ryzyko powinno obniżać priorytet, a nie go zwiększać.

Najprościej potraktować ryzyko jako osobny czynnik korygujący albo odwrócić skalę: 5 punktów za niskie ryzyko, 1 punkt za wysokie.

Co zrobić przed wyborem narzędzia?

Opisz jeden rzeczywisty przypadek od początku do końca.

Zaznacz miejsca oczekiwania, ponownego wpisywania danych, decyzji i wyjątków. Dopiero taka mapa pozwala ocenić, czy potrzebna jest automatyzacja, integracja czy przede wszystkim zmiana organizacji pracy.